Shopsystem - über Funktionen, Chancen und Herausforderungen für E-Commerce-Brands
Der Begriff "Shopsystem" kurz erklärt
Ein Shopsystem, auch bekannt als E-Commerce-Plattform, ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, Produkte und Dienstleistungen online zu verkaufen. Es handelt sich um ein zentrales Element des E-Commerce, das die gesamte Abwicklung von Bestellungen, Zahlungen, Lagerverwaltung und den Versandprozess unterstützt. Um das richtige Shopsystem für die eigene Anwendung zu finden, lohnt es sich die Funktionsweise in ihren grundsätzlichen Zügen zu verstehen, zu wissen in welche Typen sie zu unterschieden sind und auf welche Gefahren im Umgang geachtet werden sollten.
Hauptkomponenten eines Shopsystems
Um die Funktionsweise von E-Commerce Plattformen besser nachvollziehen zu können, kann es hilfreich sein die wesentlichen Komponenten, die im System zusammenarbeiten, zu kennen. Gemeinsam sorgen die Hauptbestandteile für ein reibungsloses und effizientes Online-Verkaufserlebnis. Zu einem Shopsystem gehören in jedem Fall:
Produktkatalog:
Der Produktkatalog ist das Herzstück des Shopsystems. Hier werden alle Produkte des Unternehmens mit detaillierten Beschreibungen, Preisen, Bildern und Lagerbeständen verwaltet und präsentiert. Soll ein weiterer Artikel oder eine neue Dienstleistung zum bestehenden Portfolio angeboten werden, so muss eine entsprechende Ergänzung im Produktkatalog erfolgen.
Warenkorb:
Der Warenkorb ermöglicht es Kunden, Produkte auszuwählen und in einem virtuellen Warenkorb zu sammeln, bevor sie zur Kasse gehen. Er bietet eine Übersicht der ausgewählten Artikel und deren Gesamtpreis. Ist der Kunde in seinem Kundenkonto eingeloggt, bleiben die im Warenkorb enthaltenen Produkte und Dienstleistungen meist unbegrenzt gespeichert. Anders ist es, wenn kein Konto angelegt wurde oder kein Login erfolgte. In diesem Fall verschwinden die gesammelten Produkte nach dem Ende einer Session. Die Sessiondauer ist serverabhängig und durch Systemeinstellungen variabel.
Kassensystem:
Das Kassensystem verarbeitet die Zahlungsabwicklung und unterstützt verschiedene Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, PayPal, Banküberweisung und mehr. Es sorgt für eine sichere und schnelle Transaktionsabwicklung. Es ist wichtig, dass das Kassensystem reibungslos funktioniert, da ansonsten Kunden, die tatsächlich kaufen möchten, ihre Bestellung noch im letzten Moment abbrechen.
Bestellverwaltung:
Die Bestellverwaltung ermöglicht die Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenbestellungen. Sie umfasst Bestellbestätigungen, Rechnungen und Versandbenachrichtigungen, um Kunden über den Status ihrer Bestellung zu informieren. Benachrichtigungen über den Stand der Bestellung lassen sich oftmals individuell anpassen, können manuell und auch automatisiert versandt werden.
Kundenkonto:
Ein Kundenkonto bietet Kunden die Möglichkeit, Profile zu erstellen, ihre Bestellungen nachzuverfolgen, persönliche Daten zu speichern und bevorzugte Zahlungsmethoden zu verwalten. Auch ist hier häufig die Option zur Retourenanmeldung gegeben. Das Kundenkonto macht das Shoppingerlebnis transparenter. Trotz alldem ist es für E-Commerce-Unternehmen oftmals sinnvoll nicht auf eine Kundenkontoanmeldung zu beharren, da anderenfalls der Bestellvorgang zu langwierig erscheinen kann und abgebrochen wird.
Lagerverwaltung:
Die Lagerverwaltung überwacht den Lagerbestand und aktualisiert automatisch die Verfügbarkeit von Produkten basierend auf den Bestellungen und Lieferungen. Dies hilft, Überverkäufe zu vermeiden und den Lagerbestand effizient zu verwalten. Hier ist natürlich auch entscheidend, dass die Warenwirtschaftssysteme im Hintergrund richtig gepflegt und regelmäßig Inventuren durchgeführt werden.
Versandmanagement:
Das Versandmanagement integriert das Shopsystem mit Versanddienstleistern, um die Lieferprozesse zu optimieren und Versandetiketten zu generieren. Dies erleichtert den Versand und verbessert die Liefergeschwindigkeit. Im Backend lassen sich für unterschiedliche Produkte die jeweils passenden Versandoptionen hinterlegen.
Funktionen, die nicht fehlen dürfen
Es gibt zahlreiche Funktionen von Shopsystemn, die die Arbeit von E-Commerce treibenden Unternehmen erleichtern. Im folgenden konzentrieren wir uns jedoch auf die wesentlichsten. Es ist allerdings zu beachten, dass die Verfügbarkeit bestimmter Funktionen stark von der Art des Shopsystems und der angestrebten Zielgruppe abhängen kann. Beispielsweise sind Softwares, die von kleineren Unternehmen genutzt werden, oft mit Drag-and-Drop-Editoren ausgestattet, um die Erstellung und Bearbeitung von Onlineshops zu erleichtern. Im Gegensatz dazu bieten Enterprise-Shopsysteme diese Editoren häufig nicht an. Denn größere Unternehmen, die mit diesen Systemen arbeiten, beauftragen in der Regel mit Entwickler, die ihren Onlineshop gestalten.
- Ein Einfacher Editor für Webshop-Erstellung wie ein visueller Drag-and-Drop-Editor ermöglicht es Nutzern ihre Online-Shops und Landingpages ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und anzupassen. Somit lassen sich auch für Nicht-Experten in Eigenregie Websites erstellen und einfach verändern.
- Themes und Vorlagen, die automatisch an mobile Endgeräte angepasst werden, sorgen für ein nahtloses Einkaufserlebnis auf Smartphones und Tablets.
- Ein benutzerfreundliches Backend, das intuitiv bedienbar und übersichtlich gestaltet ist, erleichtert die Navigation durch die zahlreichen und nützlichen Funktionen zur Verwaltung des Shops.
- Die Funktion zu Kundenkonten-Verwaltung ist auch sehr hilfreich, da Kunden so selbst ihre eigenen Daten inklusive Rechnungs- und Versandadressen und die Bestellhistorie einsehen und teils bearbeiten können. Auch im Backend sollten Anpassungen vorgenommen werden können, um den Kunden besser zu betreuen.
- Shopsysteme sollten außerdem möglichst vielfältige Zahlungsmethoden wie Lastschrift, Kreditkarte (z.B. über Stripe), Überweisung, Nachnahme und Anbindung an Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon Pay, Pleo oder Klarna unterstützen.
- Auch sollten Analyse- und Berichtsfunktionen vorhanden sein. Gängiger weise ist diese Funktion in Form eines Dashboards im Backend zu finden, das wichtige Leistungskennzahlen (KPIs) wie Umsatz, Bestellungen und Produktstatistiken anzeigt.
- Die Funktion zwischen verschiedene Versandoptionen wählen zu können, ist ebenfalls für ein komfortables Shoppingerlebnis von Kunden wichtig. Die Berechnung der Versandkosten ist dabei auf dem Standort des Kunden und läuft automatisiert ab.
- Zur Unterstützung für den internationalen E-Commerce-Handel gibt es auch Funktionen zur Verwaltung von mehreren Sprachen und Währungen.
- Buchhaltungsfunktionen helfen bei der automatischen Rechnungserstellung, Verwaltung unterschiedlicher Mehrwertsteuersätze je nach Region und Integration mit Buchhaltungssoftware.
- Marketing-Tools wie Funktionen zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) wie beispielsweise Yoast SEO, E-Mail-Marketing, Content-Marketing (z.B. Blog-Funktion), Cross-Selling und die Möglichkeit zur Erstellung von Gutscheinen sollten ebenfalls vorhanden sein
- Funktionen zur Domain- und E-Mail-Hosting durch den Onlineshop-Anbieter sind ebenfalls essenziell.
- Weitere nützliche Funktioenen können sein: verschiedene Support-Optionen, einschließlich E-Mail, Telefon, Anleitungen und FAQs, mit flexiblem Support-Zeitenangebot (z.B. rund um die Uhr) und SSL-Verschlüsselung zum Schutz der Datenübertragung und Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Die Unterscheidung in Shopsystem-Typen
Wie bereits angedeutet, gibt es verschiedene Typen von Shopsystemen, die sich in ihrer Funktionsbereitstellung und Verwaltung unterscheiden. Die Wahl des Shopsystemtyps sollte sich u.a. nach dem Anwendungsgebiet richten.
Typ 1: On-Premise Shopsysteme:
Diese Software wird auf den eigenen Servern des Unternehmens gehostet und verwaltet. Sie bietet hohe Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, erfordert jedoch technisches Know-how und Ressourcen für Wartung und Sicherheit.
Typ 2: Cloud-basierte Shopsysteme (SaaS):
Software as a Service (SaaS) Modelle wie Shopify oder BigCommerce hosten und verwalten die Software. Diese Lösungen sind ideal für Unternehmen, die eine schnelle und kostengünstige Lösung ohne technischen Aufwand suchen.
Typ 3: Open-Source Shopsysteme:
Systeme wie Magento oder WooCommerce bieten den Quellcode zur freien Verfügung. Sie ermöglichen eine hohe Anpassbarkeit, erfordern jedoch ebenfalls technisches Wissen.
Das passende Shopsystem
Ein gut implementiertes Shopsystem, das zum eigenen Anwendungsgebiet passt, bietet zahlreiche Vorteile. So werden viele Prozesse, von der Bestandsführung bis zur Rechnungsstellung, automatisiert abgewickelt. Auch bieten moderne Shopsysteme Plug-ins und Erweiterungen, die zusätzliche Funktionen bereitstellen. Dazu zählen Funktionen, wie z.B. SEO-Optimierung, Marketing-Tools und weitere Analysefunktionen. Ein gut aufgestelltes Shopsystem leistet außerdem eine intuitive Benutzeroberfläche und erleichtert sowohl dem Händler als auch dem Kunden die Nutzung. Zuletzt ist auch die Skalierbarkeit entscheidend. Shopsysteme, die so konzipiert sind, dass sie mit der Entwicklung des Unternehmens mitwachsen können, indem sie erhöhte Verkehrs- und Bestellvolumen bewältigen können, tragen dazu bei den Unternehmenserfolg zu erleichtern.
Herausforderungen
Natürlich bieten Shopsysteme nicht nur Funktionen und Chancen zum Wachstum. Es gibt auch ein paar Herausforderungen, die bei der Implementierung und Instandhaltung von Shopsystemen zu beachten sind. So ist es beispielsweise entscheidend die Sicherheit für Kunden auf der eigenen Website zu gewährleisten. Somit muss Schutz vor Cyberangriffen gegeben sein und sicherer Transaktionen verantwortet werden können.
Aber nicht nur die Sicherheit kann eine Herausforderung darstellen. Ein Shopsystem muss oft auch mit anderen Systemen wie ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) und Logistiksoftware integriert werden können, was technische Herausforderungen mit sich bringen kann.
Abgesehen hiervon steht aus Kundenperspektive auch ein intuitives und reibungsloses Einkaufserlebnis im Fokus und letztlich für die Kundenzufriedenheit und -bindung entscheidend. Daher muss das Shopsystem benutzerfreundlich sein und möglichst dauerhaft zuverlässig funktionieren.
Die Fülle an Shopsystemen - Welches ist das passende?
Es gibt zahlreiche E-Commerce-Plattformen, die unterschiedliche Funktionen bieten und Schwerpunkte setzen. Zu den beliebtes gehören Shopify, Shopware, WooCoomerce, Commercetools, JTL, Spryker uvm. Um einen detaillierteren Vergleich zwischen den führenden E-Commerce-Plattformen zu erhalten, haben wir einen Blogbeitrag geschrieben, indem wir verschiedene Shopsysteme genauer unter die Lupe nehmen. Hier gehen wir auf ihre Funktionen, Vor- und Nachteile sowie ihre Eignung für verschiedene Geschäftsanforderungen ein.
Fazit
Ein effizientes Shopsystem ist das Rückgrat eines erfolgreichen E-Commerce-Unternehmens. Es verbindet alle wesentlichen Komponenten des Online-Verkaufs und ermöglicht es Unternehmen, ihre Produkte und Dienstleistungen effektiv und effizient an ihre Kunden zu bringen. Die Wahl des richtigen Shopsystems hängt von den spezifischen Bedürfnissen, dem Budget und den technischen Fähigkeiten des Unternehmens ab.
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